La presente política tiene como objetivo establecer los lineamientos que deben seguir los colaboradores de PERU FROST S.A. con el fin de prevenir y detectar, de manera oportuna, actos relacionados con corrupción, lavado de activos, soborno, financiamiento del terrorismo y contaminación del medioambiente, dando así un adecuado cumplimiento a la normativa legislativa aplicable, en especial, estableciendo las pautas de conducta para las actividades de prevención y para cumplir con lo regulado por la Ley 30424 modificada por el Decreto Legislativo 1352, norma trascendental que sirve de base a la formulación del presente documento. La presente POLÍTICA se aplica a PERU FROST S.A., cuya oficina principal se sitúa en Lima, Av. Manuel Olguín 501, Int. 902 – Santiago de Surco, en el desarrollo de sus actividades de:
El ámbito de aplicación se extiende a todos los miembros de PERU FROST S.A. y a las entidades que en cada momento conformen su grupo empresarial, así como a todo aquel personal contratado, subcontratado, agentes vinculados, socios, colaboradores y prescriptores y demás personas físicas y jurídicas que actúen de forma autorizada en nombre o por cuenta de nuestra organización.
En este sentido la presente política tiene como objetivos específicos lo siguiente:
La presente política se basa en:
Todos los objetivos que nos proponemos son revisados y actualizados periódicamente, con la aprobación de la Dirección General.
| ELABORADO POR | 12/08/2024 |
| Administración | |
| REVISADO POR | 12/08/2024 |
| Asesor Legal | |
| APROBADO POR | 12/08/2024 |
PERU FROST S.A. procede a la elaboración y aprobación de la presente política contra actos de corrupción, lavado de activos, soborno, financiamiento del terrorismo y protección del medioambiente, la cual contempla diferentes casos que puede afrontar un colaborador o terceros que representen a PERU FROST S.A..
Se refiere a dar, ofrecer, prometer, recibir, otorgar, aceptar o solicitar cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios como dádivas, favores, promesas o ventajas de cualquier clase, para sí mismo o para otra persona, a cambio de la realización u omisión de cualquier acto relacionado con su trabajo o para influenciar la toma de una decisión o conceder un tratamiento favorable por o hacia un colaborador.
Recursos en dinero o en especie entregados para apoyar a organizaciones sin fines de lucro, para promover la educación y la cultura, apoyo social o cualquier otro propósito similar sin obtener a cambio algún beneficio comercial.
El soborno es la acción y efecto de dar o recibir algo de valor para que alguien haga (o deje de hacer) algo, burlando una regla formal o implícita acerca de lo que debe hacer, en beneficio del que da esa algo de valor o de un tercero.
Para propósitos de la presente política, Funcionarios Públicos incluye las siguientes categorías de personas:
Se considera a consultores, agentes, asesores, abogados externos, representantes, cabilderos u otro que, tanto en el sector público como privado, realicen alguna operación a nombre o por encargo de PERU FROST S.A., en relación a su interacción con funcionarios públicos, entidades de gobierno, clientes, proveedores y terceros.
Actividad por la cual se busca convertir, transferir, administrar o custodiar dinero, bienes, efectos o ganancias cuyo origen ilícito se conoce o se debe presumir, con la finalidad de evitar la identificación de su origen, su incautación o decomiso.
Actividad por la cual, directa o indirectamente, al interior o fuera del territorio nacional, voluntariamente se provea, aporte o recolecte fondos, recursos financieros o económicos o servicios financieros con la finalidad de cometer actividades terroristas que entre otros, cause un estado de zozobra, alarma o temor en la población.
Parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial. La definición de Socio de negocios incluye, pero no se limita a los clientes, consumidores, “alianza empresarial”, socios de alianzas empresariales, miembros de un consorcio, proveedores externos, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios e inversores. Esta definición es deliberadamente amplia y debería interpretarse de acuerdo con el perfil de riesgo.
PERU FROST S.A. y sus colaboradores manifiestan su compromiso de actuar de manera responsable y respetuosa con el medio ambiente, prestando especial atención a su defensa de acuerdo con los intereses y preocupaciones de la sociedad civil, la Política de Sistema Integrado de Gestión aprobada, así como la legislación vigente que la regula.
PERU FROST S.A. rechaza cualquier acto de contaminación, manejo inadecuado y gestión ilegal de residuos sólidos, extracción ilegal de especies marinas, entre otros que detalle la normativa vigente, así como colaborar con las entidades fiscalizadoras competentes en nuestras Plantas y embarcaciones pesqueras.
En ese sentido, PERU FROST S.A. y sus colaboradores se comprometen a denunciar cualquier acto o tentativa que se presente, de manera interna o externa, que vaya contra el medio ambiente, en especial los delitos tipificados en el Título XIII del Código Penal Peruano, mediante Ley N° 292633.
En PERU FROST S.A. identificamos y evaluamos periódicamente los diversos actos de corrupción, de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y medioambiente a los que están expuestas nuestras actividades, documentando los resultados en nuestra MATRIZ DE RIESGOS, y establecemos planes de control de los riesgos evaluados por encima de bajo riesgo con el claro objetivo de prevenir y reducir su probabilidad de ocurrencia, así como para establecer mecanismos de seguimiento y control.
Como producto de los mecanismos internos y externos de evaluación de la eficacia de nuestro SISTEMA DE GESTIÓN, así como con base en la información recabada, analizada y evaluada, hemos establecido medidas y nos comprometemos a mejorar de forma continua la eficacia del mismo, con el objetivo de crear un auténtico sistema vivo capaz de adaptarse a las circunstancias cambiantes del mercado y a las mejoras, oportunidades y fallos detectados.
Para la máxima garantía de independencia, se ha designado una posición específica dentro de nuestro organigrama, denominada Responsable de Cumplimiento, posición dotada de adecuada capacidad, independencia y autoridad, para que, en dependencia directa del Comité de Ética, se asegure de la correcta implementación y mejora de nuestro SISTEMA DE GESTIÓN según los requisitos definidos y acordados.
El Responsable de Cumplimiento designado está a disposición de todos los miembros de nuestra organización para asesorarles, orientarles y darles apoyo en materia de actuación ética y cumplimiento.
Igualmente, nuestra organización dispondrá de todos los recursos necesarios, de forma proporcionada, para llevar a cabo las acciones, medidas y controles planificados en nuestro MAPA DE CONTROL DE RIESGOS.
En PERÚ FROST contamos con un CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA vigente y aprobado por el Comité de Ética, de aplicación a todos nuestros miembros, del cual son informados a su incorporación a la empresa
Dicho CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA se aplica a todo el personal de PERÚ FROST, sin perjuicio de las consecuencias legales que pudieran recaer sobre el mismo por aquellos actos, hechos o comportamientos que supongan una violación a la legalidad.
En este sentido, disponemos de un sistema disciplinario, del cual son informados los miembros PERÚ FROST, para sancionar las conductas contrarias a lo establecido en la presente POLÍTICA y en el CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA y los incumplimientos de los restantes requisitos del SISTEMA DE GESTIÓN, incluyendo las conductas delictivas, Su aplicación se hará de forma equitativa y proporcional, bajo el principio de no discriminación y respetando la legislación laboral aplicable. Las medidas sancionatorias se establecen en el Código de Conducta y Ética de PERÚ FROST.
Así mismo, dentro de esta Política deslizamos algunas Pautas de Conducta:
Los contratistas, proveedores y socios comerciales deben contratarse a través de un proceso de selección justa y formal que incluya, cuando corresponda, requisitos contra actos de corrupción, de lavado de activos, soborno, financiamiento del terrorismo y contaminación del medioambiente por escrito.
Es deber de los colaboradores asegurarse que todas las actividades y transacciones cuenten con la debida autorización, que se registren correctamente y que se lleven a cabo conforme a las políticas de PERU FROST S.A..
PERU FROST S.A. deberá realizar un procedimiento de debida diligencia de la implementación de los controles de actos de corrupción, de lavado de activos, soborno, de financiamiento del terrorismo y contaminación del medioambiente en la Organización a ser adquirida o absorbida, así como, cuando suscriba cualquier acuerdo de colaboración empresarial o constituya una nueva Organización con otro accionista.
Para ello el Área Legal y/o el área que promueve estos contratos deberán comunicar al Oficial de Cumplimiento para que este supervise, controle y haga seguimiento de la debida diligencia. Este procedimiento deberá estar documentado y custodiado por el Oficial de Cumplimiento.
Se entiende por colaboración empresarial a las distintas formas que PERU FROST S.A. suscriba con otra persona natural o jurídica un acuerdo empresarial, asociación en participación, consorcio u otras formas similares que implique que PERU FROST S.A. con otra persona jurídica o natural realizarán actividades comerciales en conjunto y participarán en la gestión, administración, ejecución, responsabilidades y utilidades de dicho negocio conjunto.
Los colaboradores de PERU FROST S.A. son responsables de velar por el cumplimiento de lo establecido en la presente Política con los terceros que se relacionen. Por ello, deben contar con un contrato escrito, que refleje formalmente el alcance de los servicios que realizarán, los términos de pago y la cláusula sobre cumplimiento de las políticas anticorrupción de PERU FROST S.A..
PERU FROST S.A. declara expresamente que los pagos de facilitación se encuentran prohibidos.
PERU FROST S.A. y sus colaboradores deben rechazar pedidos directos o indirectos de sobornos por parte de terceros, incluye funcionarios públicos y personas cercanas, incluso en el caso de ser extorsionados con acciones desfavorables.
PERU FROST S.A. tiene conocimiento que puede ocurrir en algunos casos que el hecho de no acceder al pago de un soborno puede poner en peligro el bienestar del empleado y su seguridad. Si se encontrara en esta situación PERU FROST S.A. notificará dicha circunstancia a la autoridad competente.
Los colaboradores de PERU FROST S.A. son responsables de velar, revisar y realizar una debida diligencia cuando en la ejecución de sus funciones, tengan sospechas o señales de alerta que se pretende utilizar a PERU FROST S.A. para realizar actividades de lavado de activos o financiamiento al terrorismo. En estos casos deberán informar al Oficial de Cumplimiento, sin perjuicio, de utilizar los canales de denuncia.
PERU FROST S.A. tiene el compromiso de desarrollar, documentar, conservar y mejorar continuamente sus controles financieros internos para asegurar que todos los pagos sean registrados con precisión en los libros y registros contables de la Organización. Todos los pagos deberán registrarse de manera correcta y transparente. En este sentido, todos los registros deberán contar con información de sustento como recibos, órdenes o demás documentos que apliquen.
PERU FROST S.A. prohíbe el registro o la autorización de anotaciones falsas o engañosas en los registros operativos o en la contabilidad con el objetivo de ocultar pagos indebidos.
Todos los colaboradores y en especial los colaboradores u áreas que contraten, supervisen, controlen o coordinen los servicios de estos terceros o proveedores, se encuentran obligados a realizar una debida diligencia cuando estos deban actuar en representación de la Organización frente a funcionarios públicos o personas que impliquen un riesgo de actos de corrupción, de lavado de activos, de financiamiento del terrorismo y contaminación del medioambiente; que le permitan tener la tranquilidad y el conocimiento de saber con quién está trabajando, cuál es su reputación y sus calificaciones.
El propósito de tener atenciones de negocios es crear una buena voluntad de trabajo mientras que no sean utilizados con la intención de influir indebidamente en las decisiones de quien la reciba, vayan en contra de la normatividad legal o de las políticas de PERU FROST S.A..
La entrega de presentes institucionales estará sujeta a los términos aprobados por PERU FROST S.A..
Debido a la naturaleza de la Organización, el relacionamiento con Funcionarios Públicos es una actividad recurrente en el desarrollo de sus operaciones y por lo tanto, necesaria para asegurar la continuidad del negocio.
En este sentido, la Organización alienta a que sus trabajadores mantengan buenas relaciones profesionales con dichos funcionarios, las mismas que deberán estar marcadas por la colaboración en la medida que no atenten contra ninguno de los principios planteados en la presente Política o vulneren normas legales y estén exentas de toda forma de presión o intervención.
Cualquier miembro de nuestra organización, empleado, socio, accionista, directivo, representante y/o persona que actúe de forma autorizada en nombre o por cuenta de PERU FROST S.A. tiene la obligación de informar y/o reportar cualquier actuación, conducta, información o evidencia que sea susceptible o sospechosa de vulnerar esta POLÍTICA o los requisitos del SISTEMA DE GESTIÓN de nuestra organización y que pueda suponer un acto o conducta delictiva.
En PERU FROST S.A. las personas tienen a disposición los siguientes medios para que pueda denunciar cualquier tipo de hecho o conducta sospechosa o pueda plantear cualquier tipo de duda o consulta al respecto:
En PERU FROST S.A. valoramos positivamente la comunicación de cualquier indicio o sospecha de violación de la legalidad por parte de cualquier miembro, persona u organización vinculada a nuestra organización, por lo que agradecemos el mayor detalle posible en la exposición de los hechos denunciados/comunicados.
Nuestra organización ha dispuesto mecanismos y procesos internos seguros para garantizar la confidencialidad de las denuncias y comunicaciones recibidas, así como para proteger de cualquier tipo de amenaza o coacción a las personas que participen con nuestro objetivo de cumplimiento mediante la comunicación y la denuncia.
No existen excepciones para el incumplimiento de la presente Política. Los incumplimientos a esta política pueden resultar en la imposición de sanciones administrativas por parte de diversas autoridades de control, sanciones penales, y otras incluyendo sanciones disciplinarias previstas en el Reglamento Interno de Trabajo y normativa vigente.
Ningún colaborador será degradado a un cargo de menor jerarquía, ni estará sujeto a sanciones u otras medidas disciplinarias por comunicar sospechas de violación de la presente Política o por rehusarse a pagar un soborno, incluso cuando ello implique la pérdida de un negocio para PERU FROST S.A.. PERU FROST S.A. garantiza que ningún colaborador deberá estar sujeto a represalias por comunicar su sospecha y el ejecutivo, colaborador o plana gerencial que se acredite ha realizado actos de represalia será sancionado conforme a las normas vigentes.
Todo socio de negocio / comercial que incumpla la presente Política, será sancionado con la terminación automática de su contrato o relación comercial con PERU FROST S.A..
Al tomar conocimiento o sospecha de un posible incumplimiento a la presente Política, deberá reportarlo a través de los canales establecidos.
El presente documento estará vigente a partir de su publicación.
A partir de la fecha, la Política formará parte del proceso de inducción de todos los colaboradores, promoviéndose su conocimiento a proveedores, contratistas, clientes y socios comerciales.
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